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Muitos utilizadores usam o Excel apenas como uma ferramenta de bases de dados, para registo de informação. Quando o fazem normalmente falta-lhes recursos e conhecimento para de uma forma intuitiva registar a informação e em muitos casos também flexibilidade para o fazer em multiplataforma.
No artigo hoje vou mostrar-te como podes passar do Excel para uma App em Power Apps, sem grande esforço ou conhecimento técnico e ganhar flexibilidade para armazenar a informação em qualquer momento, disponível online.
Se tiveres um ficheiro de Excel, com uma tabela armazenado no OneDrive ou SharePoint, podes criar uma App em segundos, totalmente funcional. O que te vou mostrar no artigo é a possibilidade de consultares as funcionalidades da App, mas também alguns truques que podes usar para personalizar a aplicação a teu gosto!
Iniciar o Power Apps
Para o cenário já deverás ter um ficheiro de Excel com uma Tabela, armazenado no teu OneDrive, ou SharePoint.
De seguida acede a make.powerapps.com e no teu ambiente de desenvolvimento começa por criar uma App.
Escolhendo a opção Criar, podes iniciar a seleção de um conjunto de dados para a tua App.
Podes optar por criar a App com um ficheiro do Excel ou CSV ou podes escolher a opção Selecionar Dados Externos para obter os dados através do Excel.
De seguida o Power Apps verifica a tua ligação, através do teu utilizador, e podes aceder à diretoria do OneDrive para encontrares a tua Tabela.
Aguardas uns segundos e voilá, tens a tua App pronta e funcional!
Explorar a App
A aplicação criada é composta essencialmente por um ecrã com uma galeria, onde podemos visualizar os registos, e um formulário para editar / criar registos na base de dados.
A App está organizada por contentores, para tornar a mesma responsiva em várias plataformas.
Na vista da árvore podes explorar os vários elementos e controlos que constituem a App.
Personalizar a App – Tema
Uma das primeiras alterações que podes fazer é o tema da tua App, onde podes escolher entre várias hipóteses.
Personalizar a Galeria
No contentor lateral conseguimos ver uma galeria, com os registos da base de dados, contudo os registos não aparecem da forma que eu pretendo. Assim vamos alterar os campos visíveis na Galeria. Estas alterações são feitas na Barra de Fórmulas do Power Apps, para cada um dos controlos que selecionamos.
Personalizar o Formulário
No formulário podemos escolher os campos disponíveis no formulário e a estrutura do mesmo.
Personalizar a criação de um novo Registo
Vamos agora personalizar a criação de um registo. Por exemplo, quando necessário criar um registo podemos necessitar que o ID do colaborador seja um número sequencial. Para o fazermos podemos armazenar o valor do último registo numa fórmula para atualizar instantaneamente.
Acedemos ao menu da App e à propriedade Fórmulas, e definimos a seguinte fórmula:
UltimoID = Last(Funcionarios).ID;;
A fórmula, é uma alternativa à criação de variáveis que pode ser atualizada instantaneamente.
Podemos consultar o resultado da fórmula, criando uma etiqueta de texto e colocar a referência ao nome da fórmula “UltimoID”.
De seguida vamos criar uma segunda fórmula, esta agora para definir um identificador único do registo da Base de Dados que é criado automaticamente pelo Power Apps -> GUID.
NovoGUID = GUID();;
As etiquetas de texto servem apenas para testar os valors, sendo que não necessitas de incluir na tua App. O pretendido é alterar a caixa de texto do controlo de formulário com o ID do Colaborador e depois também o controlo do GUID.
Nesta etiqueta de texto é que vamos colocar uma função lógica If para verificar se o formulário está em Modo New, para criar um registo, vamos usar o último ID e acrescentar mais 1. Começamos por desbloquear o controlo do formulário.
De seguida na propriedade Default, colocamos a seguinte fórmula:
If(Form1.Mode = FormMode.New; UltimoID + 1 ; Parent.Default)
Correndo a App para testar [F5] podemos verificar que ao criar um registo, o ID atualiza para o próximo valor.
De seguida fazemos o mesmo procedimento, mas para o controlo __PowerAppsId___DataCard1 -> DataCardValue1, na propriedade Default, colocamos a seguinte fórmula:
If(Form1.Mode = FormMode.New; NovoGUID;Parent.Default)
Em alternativa podes gerar um GUID no momento…
If(Form1.Mode = FormMode.New; GUID();Parent.Default)
O controlo __PowerAppsId___DataCard1 pode também ser ocultado para não ser visualizado no formulário.
Alterar o Cargo e Departamento
Outra alteração que podemos realizar na App e mais especificamente no formulário é possibilidade ao utilizador escolher através de uma lista o Cargo e o Departamento. Desta forma, reduzimos as hipóteses de ser colocado um valor que não consta na base de dados, algo que pode ser comparado com a Lista de Validação de Dados no Excel.
Para realizarmos estas alterações, vamos substituir o controlo de formulário de cada um destes campos, de Caixa de Texto para Caixa de Combinação.
Começamos então por inserir uma caixa de combinação para o Cargo.
Na propriedade Itens da Caixa de Combinação colocamos a função Distinct.
Distinct(Funcionarios; Cargo)
Assim que apagares a caixa de texto, vão surgir erros em alguns controlos. Basta selecionar os erros e atualizar a propriedade Update. Aqui alteramos o nome da Caixa de Texto pelo nome do controlo novo, a Caixa de Combinação -> ComboBox1.Selected.Value
Repetimos o mesmo processo para o Departamento.
Ao testar a aplicação podemos verificar as alterações nas novas Caixas de Combinação e também no ID do colaborador.
Para terminar, precisamos apenas de colocar na Caixa de Combinação o valor do Cargo e Departamento, quando estamos a consultar o colaborador. Na propriedade DefaultSelectedItems colocamos a fórmula Parent.Default para assumir o valor do item principal selecionado na Galeria. Este valor tem de ser colocado sobre a forma de Tabela entre parêntesis retos [].
Conclusão
Como podes verificar podes tornar a introdução de dados numa tabela de Excel mais apelativa e interessante para o utilizador numa app com uma interface moderno e funcional e disponível em qualquer dispositivo.
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