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Neste artigo vou mostrar-te como podes aprovar um registo numa base de dados com o Power Automate!
Imagina um cenário onde regularmente registas informação numa tabela, hoje no exemplo, uma lista de Sharepoint, com informação de faturas para pagamento. Normalmente nestes casos existe uma coluna [Estado] para alterar o estado da fatura, conforme a mesma está paga ou não. Mas antes, podes ter a necessidade de fazer um pedido de autorização após o lançamento da fatura para aprovar o seu pagamento.
Este pedido de aprovação pode ser completamente automatizado, com um envio direto de um e-mail para o responsável, e logo de seguida com a atualização do estado da fatura. Se fizeres isto com fluxos em Power Automate, ganhas vários benefícios, desde a centralização de processos e organização do envio de informação entre os vários intervenientes, para não falar do tempo necessário para cumprir todos os procedimentos, reduzindo não só o tempo, mas propensão ao erro, como esquecer de atualizar um estado da fatura ou mesmo enviar o e-mail com o pedido de aprovação.
Vamos ver então nos próximos passos como podes fazer este modelo de automatização com o Power Automate.
Criar o Fluxo
Começamos por aceder a make.powerautomate.com e iniciamos um novo fluxo.
De seguida escolhemos o tipo de fluxo -> automatizado. Colocamos um nome e identificamos o tipo de gatilho (Trigger) vamos ter, que neste caso é um gatilho relacionado com Sharepoint, mais especificamente a opção: Quando um item é criado. Neste caso estamos a referir-nos a um item ou registo criado numa lista de Sharepoint.
Configurar o Gatilho
A configuração do Gatilho é relativamente simples, onde temos apenas de colocar a ligação para o site de Sharepoint e para a lista de Sharepoint (tabela).
Definir as ações
A primeira ação vai ser enviar um e-mail para o utilizador que cria o registo, indicando que o registo foi bem submetido na tabela.
Passemos agora à configuração do e-mail…
Para cada parâmetro do e-mail podemos introduzir conteúdo dinâmico proveniente do passo anterior, neste caso do registo específico criado na base de dados. Por exemplo, podemos aplicar o e-mail do utilizador que criou o registo e acrescentar no corpo do e-mail dados dinâmicos da base de dados.
Ação para iniciar o pedido de aprovação
A próxima ação será o pedido de aprovação do registo. Podemos fazer uma pesquisa por “aprovação” para surgirem ações de aprovação e escolhemos a opção: Iniciar e aguardar por uma aprovação.
De seguida podemos configurar o pedido de aprovação. O pedido de aprovação tem os seus campos específicos para preencher, contudo a lógica é semelhante ao ponto anterior, onde podes colocar conteúdo dinâmico da base de dados juntamente com os parâmetros.
Condição para alterar o valor na Tabela – Controlo
A próxima ação é uma condição, que permite avaliar o resultado da aprovação. No caso do Outcome ser Approve realizamos a ação de mudar o estado do registo para Aprovado, caso contrário para Reprovado. Um típico exemplo de uma expressão IF.
De seguida configuramos a condição.
Definimos uma condição simples para o resultado da aprovação igual a “Approve”.
De seguida configuramos a opção para Verdadeiro e depois para Falso.
Para Verdadeiro vamos aplicar 2 ações:
- Atualizar o item da lista, no campo Estado para – Aprovado
- Enviar um e-mail ao utilizador com a informação.
Começando por atualizar o item…
1 – Atualizar o item da lista
Em primeiro lugar, precisamos de definir as ligações ao site e à lista de Sharepoint – A Tabela, identificando de seguida através de conteúdo dinâmico o ID específico do Registo a alterar.
E de seguida configuramos as opções para o registo, onde vamos apenas alterar o estado da fatura.
2 – Enviar um e-mail ao utilizador
Escolhemos na próxima ação enviar um e-mail (V2)
E de seguida configuramos o e-mail…
Configurar a resposta falsa
Para o lado da condição Falso, a lógica é a mesma e podes implementar. A imagem mostra a configuração final.
Guardar o fluxo e testar
Agora é necessário apenas guardar o Fluxo e Testar o mesmo.
Começamos por inserir um registo na Tabela – Repara no estado “Pendente”
Assim que o registo é efetuado recebemos um e-mail de confirmação. Repara no conteúdo dinâmico aplicado no e-mail.
E a seguir o responsável recebe um pedido de aprovação para aprovar ou rejeitar.
E o estado da fatura foi alterado para aprovado!
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