Microsoft Excel: Inserir Caixas de Verificação. - Exceldriven

Microsoft Excel: Novo comando para inserir Caixas de Verificação.

Neste novo artigo, vou mostrar-te como podes inserir Caixas de Verificação [Check Boxes] nas tuas folhas de cálculo, no Microsoft Excel. Vamos lá?

Com as caixas de verificação, podes simplificar a introdução de dados na folha de cálculo e, ao mesmo tempo, reduzir a propensão ao erro.

O comando “Caixa de Verificação” funciona com a lógica de um valor booleano, [VERDADEIRO / FALSO], que pode ser utilizado em inúmeras funções que leem valores lógicos. É o que vamos ver neste artigo!

Não percas aqui o cenário de exemplo que partilho contigo, assim como o processo passo a passo. Se tiveres alguma dúvida, envia-nos a uma mensagem... ficamos à tua espera!


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Inserir a Caixa de Verificação [Check Box]

Acedemos ao comando através do botão Inserir [Insert], e selecionamos o comando Caixa de Verificação [Checkbox] no grupo Controlos de célula.

img_01.png

O comando pode ser inserido numa célula individual ou num grupo de células. Caso insiras em apenas uma célula poder arrastar o conteúdo, como numa fórmula, e o comando repete-se ao longo das células selecionadas.

img_02.png

Ativar o comando

Para ativar o comando basta pressionares o “botão” e consegues visualizar na barra de fórmulas o valor booleano VERDADEIRO. Ou seja, quando a caixa de verificação está ativa o valor é VERDADEIRO, quando está inativa, o valor é FALSO.

img_03.png

Outra forma de ativar o controlo é através da tecla de [ESPAÇO]

img_04.png

Modo Fantasma [Ghost]

Numa seleção de caixas de verificação podes ativar o modo fantasma, que permite ocultar a Caixa de verificação, mostrando-a apenas quando está ativa.

img_05.png

Utilizar o comando com fórmulas / funções

Vamos agora ver um primeiro exemplo da utilização do comando em conjunto com fórmulas ou funções que trabalham com valores Booleanos. A função FILTRAR [FILTER] é um ótimo exemplo, pois utiliza o valor Booleano para identificar os itens que devem constar no resultado do filtro.

=FILTRAR(B5:G31;A5:A31;"Sem Dados")

Neste caso, utilizamos para o argumento incluir o intervalo com as caixas de verificação.

img_06.png

O resultado como podes verificar, mostra apenas as linhas do intervalo que correspondem aos valores da Caixa de Verificação.

img_07.png

Outro exemplo de utilização de funções com o comando Caixa de Verificação são as funções de cálculos condicionais: CONTAR.SE [COUNTIF], SOMA.SE [SUMIF] ou MÉDIA.SE [AVERAGEIF] que apesar de não serem funções que trabalham com valores lógicos, seguem o mesmo princípio, pois apenas calculam valores que correspondem a um determinado critério, neste caso o critério é ser VERDADEIRO. Assim, usamos a expressão VERDADEIRO própria do Excel.

=CONTAR.SE(A5:A31;VERDADEIRO)

img_08.png

Como podes verificar na função é o valor VERDADEIRO que define o critério.

img_09.png

Com as funções SOMA.SE [SUMIF] ou MÉDIA.SE [AVERAGEIF] também podemos utilizar o mesmo princípio, com o valor booleano como critério.

img_11.png

Conseguimos ver o valor a ser utilizado na fórmula, na imagem em baixo.

=SOMA.SE(A5:A31;VERDADEIRO;G5:G31)

img_10.png

Ainda dentro das funções não nos podemos esquecer da principal função que utiliza valores booleanos, a função SE [IF]. Neste caso selecionamos especificamente a célula que contem a Caixa de Verificação, que naturalmente contem o valor VERDADEIRO / FALSO que a função SE necessita.

=SE(A5;G5*0,23;"")

img_12.png

No exemplo apresentamos o valor do IVA, apenas se a Caixa de Verificação estiver ativa.

img_13.png

Utilizar o comando com ferramentas do Excel

Podemos também utilizar o comado da Caixa de Verificação com ferramentas que leem valores booleanos, sendo a formatação condicional [Conditional Formatting] um dos exemplos mais interessantes para este caso, pois funciona com o mesmo principio que a função SE.

Para o intervalo selecionado, iniciamos a formatação condicional através do Separador Base [Home] e no comando Formatação Condicional escolhemos uma Nova Regra… [New Rule].

img_14__1.png

Na nova regra escolhemos a opção de utilizar uma fórmula para determinar as células a serem formatadas.

img_14__2.png

E a fórmula é apenas a célula que contem a Caixa de Verificação, que neste caso contem o valor VERDADEIRO / FALSO, que é apenas o que a formatação condicional precisa para formatar.

Atenção à célula que deve conter uma referência mista: $A4, que neste caso tranca apenas a coluna, deixando a linha solta.

img_15.png

Podes também utilizar o mesmo princípio para aplicar formatação condicional ao próprio comando da Caixa de Verificação! Apesar do comando ser a base do valor booleano, é também um caracter representado na célula, o que significa que pode naturalmente também ser formatado!

img_16.png

Aplicando a mesma fórmula, podes verificar que apenas as Caixas de Verificação “ativas” é que estão formatadas.

img_17.png

Como podes ver o novo comando de Caixa de Verificação permite-nos aplicar várias soluções dinâmicas nos nossos mapas de Excel sem grande esforço!


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