Power Automate: Aprende a automatizar o teu e-mail! - Exceldriven

Power Automate: Aprende a automatizar a tua conta de e-mail!!!

Neste novo artigo, vamos criar um e-mail totalmente personalizado e automatizado, através de novos registos de uma determinada tabela. Vamos lá?

Num mundo cada vez mais orientado pela tecnologia, a automação de tarefas é a chave para poupar bastante tempo e recursos. Neste artigo, exploraremos a possibilidade de automatizar o envio de e-mails personalizados, aquando da inserção de um novo registo numa determinada tabela de dados. Esta automação é feita com o auxílio do Microsoft Power Automate, o Power Apps e o serviço Dataverse.

Aqui, vais aprender a enviar e-mails sob medida de forma eficiente, sem a necessidade de codificação complexa. Vou mostrar-te como configurar todo o processo passo a passo, desde o ambiente de desenvolvimento do Power Apps, até ao recebimento do e-mail de confirmação. Estás preparado?!

Não percas aqui o cenário de exemplo que partilho contigo, assim como o processo passo a passo. Se tiveres alguma dúvida, envia-nos a uma mensagem... ficamos à tua espera!

Aceder à solução em Power Apps

Começamos por aceder ao ambiente de desenvolvimento de Power Apps em make.powerapps.com.

Para criar o e-mail podes ter todos os teus componentes (Tabela, App e fluxo) numa solução. Quando tens uma solução podes centralizar todos os recursos dentro do mesmo aplicativo!

Neste caso já estou com uma solução criada (Training) mas se precisares de criar uma solução de raiz com o botão Nova Solução.

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A solução já tem a tabela e a aplicação. Vamos então agora criar o fluxo de dados. No painel à esquerda acedemos a opção de Fluxos de Dados.

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A seguir vamos criar um fluxo clicando no Botão Criar. O Fluxo será um fluxo automatizado, o que significa que vai correr assim que algum “gatilho” / trigger é acionado! Neste caso o registo de um valor na tabela.

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Configurar o Fluxo

Para configurar o fluxo começamos por dar um nome e depois definir o gatilho que o vai ativar. Neste caso será o registo numa tabela de Dataverse.

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Escolhemos a opção Dataverse – Quando uma linha é adicionada, modificada ou eliminada. E pressionamos o botão Criar.

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No próximo ecrã começamos a definir as opções do gatilho.

Começamos por definir a alteração, que neste caso será apenas Criar.

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Depois definimos a tabela a ser utilizada – neste caso a tabela Agendamentos.

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E por fim o âmbito, que neste caso é o âmbito da organização.

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De seguida passamos para o próximo passo do fluxo.

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No próximo passo definimos a ação que vai ser executada.

A ação que vamos escolher é o envio de um e-mail através da conta de Outlook.

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Definir as opções do e-mail

Nas opções que se seguem vamos começar a personalizar o e-mail. No campo para vamos adicionar o e-mail para quem pretendemos enviar a confirmação. O conteúdo adicionado pode ser estático (com um e-mail inserido) ou dinâmico. O conteúdo dinâmico aproveita campos existentes e guardados em passos anteriores. Neste caso podemos aproveitar campos que serão registados na base de dados, a nossa tabela de Dataverse.

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Acrescentamos então o e-mail, através do campo E-mail do Dono, da tabela.

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A seguir colocamos o assunto que pode ter também conteúdo dinâmico…

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E de seguida o corpo do e-mail, onde colocamos também conteúdo dinâmico da base de dados em conjunto com o nosso texto.

No final guardamos o passo.

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O nosso fluxo será apenas com estes dois passos. Assim depois de guardado, nos campos à direita podemos guardar as alterações novamente, verificar o fluxo para confirmar se está tudo ok ou se existe algum erro, ou iniciar o teste ao fluxo.

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Voltando à nossa solução vamos agora abrir a aplicação, que contem o formulário onde vamos efetuar um registo de agendamento. Selecionamos a aplicação e pressionamos o botão Reproduzir.

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Na aplicação, começamos por iniciar o agendamento…

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Introduzimos os dados…

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Confirmamos os dados…

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E acedemos à nossa tabela para confirmar o registo.

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Por fim, se o fluxo correr bem, deveremos receber um e-mail de confirmação na nossa caixa de entrada.

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Como podes ver automatizar e personalizar um e-mail com Power Automate é muito simples. Obtemos uma solução global com registo de dados em Dataverse através de uma App em PowerApps e automatizamos processos com PowerAutomate.


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